POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

a presente política de tratamiento de datos personales (en adelante la “Política”) fueelaborada con base en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, en laLey 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013. Su objeto es poner en conocimiento el tratamientoque Vecindario LATAM S.A.S., sociedad colombiana con Nit 901.273.319 - 3,domiciliada en Medellín (en adelante “Vecindario”), les da a los datos personales y a lainformación que posee en sus bases de datos, los derechos que le asisten a los titulares deestos datos personales e información y los mecanismos con que cuentan para ejercerlos.

DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política, las siguientes palabras tendrán los significados que semencionan a continuación:

“Autorización”: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevara cabo el tratamiento de datos personales.
“Base de Datos”: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto detratamiento.
“Dato Personal”: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una ovarias personas naturales determinadas o determinables; sin perjuicio de loanterior, Vecindario tratará los datos de las personas jurídicas bajo los mismoslineamientos y políticas de seguridad con que trata los Datos Personales.
“Dato Público”: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Sonconsiderados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de laspersonas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidorpúblico. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros,en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales ysentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
“Datos Sensibles”: Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan laintimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, talescomo aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, lasconvicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizacionessociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partidopolítico o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos deoposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datosbiométricos.
“Encargado del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, quepor sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de Datos Personales porcuenta del responsable del tratamiento.
“Responsable del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, quepor sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el tratamientode los Datos Personales.
“Titular”: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento.
“Transferencia”: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/oEncargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía lainformación o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable delTratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
“Transmisión”: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación delos mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tengapor objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta delResponsable.
“Tratamiento”: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre DatosPersonales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación osupresión.
“Aviso de privacidad”: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsabledel Tratamiento, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales,mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas deTratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a lasmismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los DatosPersonales.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Vecindario recolecta, almacena, usa, procesa, suprime y circula Datos Personales entre loscuales se encuentran, pero sin limitarse a, nombres, apellidos, teléfonos, domicilios,direcciones de contacto, correos electrónicos, documentos de identidad, datos laborales,información financiera, gustos e intereses, entre otros, con ocasión del desarrollo de suobjeto social, el cual se circunscribe, entre otras actividades a: la promoción de proyectosinmobiliarios de sus aliados; la ordenación de pauta digital en diferentes canales, para lapromoción de los diferentes productos y servicios de sus aliados; el posicionamiento demarca de los diferentes aliados y marcas de la compañía en las diferentes plataformassociales; la generación de contenidos gráficos y propuestas creativas para la promoción delos diferentes productos y servicios de los aliados y marcas de la compañía; el desarrollo desoluciones web en frontend y backend para sus aliados y marcas de la compañía enfocadasen la promoción de sus productos y servicios, así como la optimización y automatización deprocesos, la generación de contenidos audiovisuales para los diferentes objetivos de losaliados y marcas de la compañía; la promoción y divulgación de diversos beneficios de losaliados y marcas de la compañía; impartir y divulgar conocimiento de diferentes sectores através de cursos virtuales, presenciales o de contenidos; y/o debido a una relación laboral,comercial o civil con los distintos Titulares de los Datos Personales.

En virtud de lo anterior, los Datos Personales son empleados, de forma general, para lassiguientes finalidades:

Contactar a los Titulares en virtud de la relación comercial, civil o laboral existente.
Identificar y mantener un registro y control de los proveedores, clientes,accionistas, usuarios y empleados de Vecindario.
Pagar honorarios, remuneraciones, dividendos o salarios surgidos en virtud de lasrelaciones comerciales, civiles o laborales existentes con los Titulares.
Cumplir con la normativa vigente en materia laboral y de seguridad social, civil,comercial, administrativa, penal y demás existente, especialmente aquellarelacionada con el archivo y custodia de la información.
Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligacionestributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de Vecindario.
Cumplir con las obligaciones de prevención de lavados de activos y financiación deterrorismo.
Enviar comunicaciones referentes a la relación comercial, civil o laboral existente.
Enviar mensajes con fines comerciales, publicitarios, educativos y/o de atención alos Titulares.
Registrar y almacenar la información de los Titulares en las Bases de Datos de Vecindario.
Proveer los Servicios ofrecidos en el sitio web de Vecindario y de sus marcas aliadas.
Contestar las solicitudes, peticiones, reclamaciones y quejas de los Titulares.
Evaluar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relacionescomerciales, civiles o laborales existentes con los Titulares o exigir el cumplimientode las mismas.
Efectuar y consultar reportes ante las distintas autoridades administrativas decontrol y vigilancia, entidades de reporte de comportamiento comercial y financieroy autoridades de policía o autoridades judiciales.
Realizar trámites administrativos internos de Vecindario tales como reportes contables,auditorías y facturación..
Realizar análisis estadísticos e investigación de mercado.
Transmitir la información y los Datos Personales a terceros involucrados en laprestación del servicio ofrecido.
Transmitir y/o transferir los Datos Personales del Titular, en Colombia y alexterior, a empresas vinculadas o relacionadas, a proveedores de bienes y serviciosy aliados comerciales de Vecindario, según sea requerido para efectos del cumplimientode las obligaciones derivadas las relaciones comerciales, civiles o laboralesexistentes con los Titulares.
Atender requerimientos de organismos de control y vigilancia.
Promocionar actividades, productos y servicios ofrecidos por Vecindario. Para dichoefecto, se utilizarán distintos medios de comunicación, tales como correo, e-mail,teléfono fijo, redes sociales y celular (incluyendo mensajes de texto y de voz).
Para las demás finalidades establecidas en los términos y condiciones de Vecindario ysus marcas aliadas.
Para cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato celebrado conel Titular.
Consultar, solicitar o verificar la información y Datos Personales del Titular en lasbases de datos de entidades públicas o privadas, o que conozcan personas naturaleso jurídicas, o se encuentren en buscadores públicos, redes sociales o publicacionesfísicas o electrónicas, bien fuere en Colombia o en el exterior.
Actualizar la Información del Titular antes Operadores de Información y Riesgo oante cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos.
Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos y de mercado.
Transferir los Datos Personales a otros responsables en virtud de un contratocomercial o civil.
Actualizar la información del Titular.
Registrar los Datos Personales en los sistemas de información de Vecindario y en susBases de Datos comerciales y operativas.
Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas quesean necesarias para desarrollar el objeto social de Vecindario.

Adicionalmente, la base de datos de los empleados de Vecindario, se tratará con las siguientesfinalidades:

Dar cumplimiento y exigirlo, al contrato laboral, reglamento interno de trabajo, asícomo las demás políticas implementadas por Vecindario frente a sus empleados, y a lasobligaciones que de estos se desprenden.
Para la constatación del cumplimiento de las obligaciones, la incursión en lasprohibiciones, faltas graves y/o justas causas a través de los procedimientoslaborales establecidos por Vecindario, especialmente a través de procedimientosdisciplinarios y de auditoría; para lo anterior, Vecindario podrá auditar los equiposelectrónicos (computadores, tabletas, celulares empresariales, entre otros) ysoftwares (correos electrónicos, chats, programas, archivos corporativos, entreotros) previstos por ésta para la prestación de los servicios de sus empleados.También, Vecindario podrá instalar sistemas de video vigilancia, de grabación desonido, podrá recolectar, usar y almacenar datos biométricos (entre ellos, sinlimitarse, a aquellos recolectados a través de lectores de huella dactilar y lectoresfaciales).
Para la afiliación, pago de cotizaciones, y el cumplimiento en general de lasobligaciones deberes, así como la exigencia de derechos, de los que Vecindario o eltrabajador son titulares, frente al Sistema de Protección Social.
Para dar cumplimiento, implementación y evaluación del Sistema de Gestión enSalud y Seguridad en el Trabajo.
Para adelantar los procedimientos de transcripción, radicación y cobro de subsidiospor incapacidad temporal frente a las entidades del Sistema de Seguridad Social.
Para el análisis de Vecindario para conceder licencias o permisos.
Para la ejecución directa o solicitud de ejecución a un tercero de pruebas queevidencien la presencia de alcohol o de sustancias psicoactivas o psicotrópicas en elorganismo del trabajador.
Para el adelantamiento de trámites o el cumplimiento de los mismos, iniciados porentidades públicas administrativas o judiciales, o ante cualquiera de estas por partede Vecindario.
Para el trámite préstamos, embargos, retenciones y/o compensaciones de salarios,prestaciones sociales y demás derechos laborales generados en virtud de la relaciónde trabajo.
Para efectos de capacitación, recreación, asistencia a eventos culturales, deportivoso académicos, dirigidos directamente por Vecindario o por cualquier tercero.
Para el cumplimiento de la normativa laboral vigente y aplicable a Vecindario y a sustrabajadores, incluyendo disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias,contractuales, así como de políticas y directrices internas de Vecindario

Por su parte, además de las finalidades enunciadas en un principio, los datos personales delos Titulares que aspiren a vincularse bajo cualquier modalidad permitida por la normativacolombiana con Vecindario, serán usados con las siguientes finalidades:

Para adelantar procesos de selección, los cuales podrán incluir entrevistas,sometimiento a pruebas de conocimiento y a pruebas sicotécnicas, práctica devisitas domiciliarias, así como el acceso a hojas de vida y las comunicaciones con elcandidato por cualquier vía.
Para contratar personal bajo cualquier modalidad permitida por la normativa colombiana.
Para consultar referencias personales o familiares, así como los antecedenteslaborales y de empleo del candidato, incluyendo la constatación de idoneidad yveracidad de los mismos.
Para hacer consultas de antecedentes penales, judiciales, disciplinarios,comerciales y financieros en listas públicas o privadas.
Para practicar exámenes médicos de ingreso.
Para consultar referencias e historial académico, así como constatar la idoneidad yveracidad de los documentos académicos allegados por el candidato.
Para almacenar los datos referidos en la base de datos de Vecindario.
Para el acceso, consulta y almacenamiento de los demás documentos, certificados einformación del Titular a los que hacen referencia los reglamentos y políticasinternas de Vecindario para efectos de adelantar el proceso de selección de personal.

Por su parte, además de las finalidades enunciadas en un principio, los datos personales delos proveedores, contratistas, clientes y socios de Vecindario, serán usados con las siguientesfinalidades:

Realizar auditorías al interior de Vecindario.
Realizar el cobro o pago de productos o servicios.
Realizar compra y venta de productos o servicios.
Realizar y enviar cotizaciones, publicidad, ofertas o estudios de mercado.
Para la búsqueda de socios o clientes potenciales.
Con fines estadísticos o como indicadores de gestión.

Teniendo en cuenta que Vecindario cuenta con aliados y proveedores para el cumplimiento desu objeto social, para la prestación de sus servicios y para la ejecución de los contratoslaborales, comerciales o civiles que celebre con los Titulares, Vecindario será la Responsable delTratamiento y sus aliados y proveedores serán los Encargados del Tratamiento en los casosen que sea procedente; en esta medida Vecindario asegura que los Encargados del Tratamientodarán estricto cumplimiento a lo establecido en la presente Política.

En el evento en que la prestación de sus servicios y/o la ejecución de los demás contratoslaborales, comerciales o civiles que celebre con los Titulares implique la Transferencia oTransmisión de los Datos Personales a aliados o proveedores extranjeros, Vecindario secompromete a que estos se adhieran a lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto1377 de 2013 y demás normas que modifiquen, adicionen y complementen, yconcretamente den estricto cumplimiento a lo establecido en la presente Política.

Finalmente, concluido el servicio ofrecido por Vecindario o finalizado el contrato entre Vecindario ylos Titulares, los Datos Personales sólo serán usados para efectos de mantenerlos en elregistro de la Base de Datos de Vecindario y de enviar mensajes con fines comerciales,académicos y/o publicitarios si así lo autoriza el Titular, de lo contrario, serán eliminadosde las Bases de Datos de Vecindario o archivados en condiciones seguras cuando así lo requierala normativa colombiana.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Vecindario restringirá estrictamente el tratamiento de Datos Personales Sensibles a losindispensables para realizar su objeto social o para cumplir con requerimientos normativoso contractuales, e informará a los Titulares de forma explícita y previa cuales son los DatosSensibles y la finalidad de su Tratamiento.

Vecindario solo dará tratamiento a Datos Sensibles sin el consentimiento previo cuando se tratede emergencia vital que requiera de una acción inmediata para evitar un daño grave oirreversible.

Por otro lado, de acuerdo con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, Vecindario podrá darleTratamiento a Datos Sensibles para "una finalidad histórica, estadística o científica",siempre y cuando adopte "las medidas conducentes a la supresión de identidad de losTitulares".

DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al Responsable delTratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entreotros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan aerror, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sidoautorizado;
Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento oFuente de la Información, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisitopara el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581de 2012;
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento,previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infraccionesa lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen,adicionen o complementen;
Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en elTratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales ylegales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia deIndustria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable oEncargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto deTratamiento;
Ejercer sus derechos fundamentales al hábeas data y de petición.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Vecindario utiliza estrictos procedimientos de seguridad para garantizar la integridad,confidencialidad y seguridad de la información y de los Datos Personales suministradospor el Titular, tales como la transmisión y almacenamiento de información sensible através de mecanismos seguros, uso de protocolos seguros, aseguramiento de componentestecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo deinformación, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros, los cuales evitan sualteración y Tratamiento o acceso no autorizado.

En los casos en que, de acuerdo con esta Política, Vecindario transfiera la información y/oDatos Personales a un tercero, éste último estará obligado a adoptar procedimientos ymedidas similares que garanticen la seguridad de la información en igual o mayor medidaque Vecindario.

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN SOBRE DATOS PESONALES

Vecindario garantiza que los Titulares de los Datos Personales a los que se les da Tratamiento,tendrán acceso a éstos, y serán informados sobre todas las modificaciones, actualizacioneso supresiones que de ellos se haga, siempre y cuando soliciten dicha información.

Vecindario pone a disposición de los Titulares el siguiente correo: help@vecindario.com, alcual podrá escribir el Titular o los legitimados según la Ley 1581 de 2012, para tener accesoa su información personal, para acreditar el Tratamiento que se les está dando a sus DatosPersonales, para presentar reclamos o solicitar su actualización, rectificación o supresión,para solicitar la prueba de la Autorización por éste dada en su oportunidad y para ejercerlos demás derechos mencionados anteriormente.

Cuando se trate de consultas, Vecindario tendrá un plazo de 10 días hábiles para dar respuesta,contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender laconsulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de lademora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrásuperar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando se trate de reclamos, los mismos se formularán incluyendo la identificación delTitular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y losdocumentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá alinteresado dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane lasfallas. Transcurridos 2 meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitantepresente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a 2 días hábiles.Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles, contados a partir deldía siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro dedicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que seatenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes alvencimiento del primer término.

Para atender el reclamo, solicitud o consulta, es necesario que el Titular o los legitimadossegún la Ley 1581 de 2012, alleguen la siguiente información:

Nombre completo
Número de identificación
Dirección de notificación o de respuesta
Teléfono de contacto
Cuando el solicitante no sea el Titular, debe allegar la información que de acuerdocon la Ley 1581 de 2012 lo legitima para hacer la solicitud, consulta o reclamo ennombre del Titular.

INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Vecindario será la Responsable del Tratamiento de los Datos Personales y sus datos de contacto son:

Correo electrónico: help@vecindario.com

VIGENCIA

La presente Política entra en vigencia el día 16 de junio del año 2017, y la misma puede sermodificada por Vecindario en cualquier tiempo. Cualquier modificación de la presente Política,será informada a través de la página web www.vecindario.com donde se pondrá adisposición de los Titulares, la última versión de la misma, indicando la fecha de entradaen vigencia de la correspondiente modificación.

Así mismo, cualquier modificación que se realice a la presente Política en relación a laidentificación del Responsable del Tratamiento de los Datos Personales y las finalidadesperseguidas con el mismo, serán comunicadas a los Titulares directamente antes de suentrada en vigencia, sin perjuicio de la solicitud de una nueva Autorización cuando loscambios se refieran a las finalidades mencionadas en el momento de la obtención de laAutorización inicial.

Las bases de datos tendrán tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesariopara la finalidad para la cual fueron obtenidos los datos. Una vez cumplida la finalidad, losDatos Personales sólo serán usados para efectos de mantenerlos en el registro de la Base deDatos de Vecindario y para enviar mensajes con fines comerciales y/o publicitarios si así loautoriza el Titular, de lo contrario, serán eliminados de las Bases de Datos de Vecindario oarchivados en condiciones seguras cuando así lo requiera la normativa colombiana.